企業(yè)管理活動中,會務(wù)管理是很重要的一部分。如何做好會議紀(jì)要并非是件易事。以下是筆者結(jié)合自身的理解與提煉,整理如何做好一份會議紀(jì)要的要點(diǎn),并以管理心得的形式呈現(xiàn),但愿對職場中有需求的人給予一些幫助。
01會議紀(jì)要作用與目的
會議記錄就是把會議的基本情況、報告、發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來,它是在會議過程中,把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實地記錄呈現(xiàn)。會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上,對會議的主要內(nèi)容及議定的事項,經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于眾的具有紀(jì)實性和指導(dǎo)性的文件,是會議記錄的延伸與升級。
會議紀(jì)要的目的首先是需要相關(guān)部門貫徹執(zhí)行,進(jìn)一步跟進(jìn)與督導(dǎo)工作具有指導(dǎo)性的會務(wù)文件;其次是幫助今后了解情況,總結(jié)經(jīng)驗的重要材料。
02會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別
會議紀(jì)要高于會議記錄。
會議記錄是流水賬式地記錄會上所有參會人的觀點(diǎn)。會議紀(jì)要是提煉與濃縮的,格式上是對會議的基本要素如會議時間、地點(diǎn)、參會人、主持人等做簡要記錄,然后以會議做出的若干決定和決策為主線分別展開,大多數(shù)情況無需備注具體人員提出的意見情況,只側(cè)重結(jié)論;即便有分歧意見,也不呈現(xiàn)姓名。會議紀(jì)要一般以“會議要求”、“大會要求”等特殊性的稱謂要求。
會議紀(jì)要比會議記錄更重要。
會議記錄是討論發(fā)言的實錄,僅存檔用的,會議記錄一般不公開,無須傳達(dá)或傳閱,屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要是法定行政公文,只記要點(diǎn),通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱,要求貫徹執(zhí)行。
所以,部門內(nèi)部一般是以會議記錄的形式呈現(xiàn),而跨部門的會議一般是以會議紀(jì)要的形式呈現(xiàn),會議紀(jì)要比會議記錄更重要。企業(yè)管理具體是呈現(xiàn)會議記錄還是紀(jì)要視具體情況而定。
03會議紀(jì)要的主流程
一份完整的會議紀(jì)要,要求會議做到以下幾點(diǎn):
① 會前準(zhǔn)備。包括提前了解會議主題、與會人員、會議主持人等,以備提前做好相關(guān)準(zhǔn)備。
② 會中注意記錄要點(diǎn)。會議的要點(diǎn)即重點(diǎn),包括會議決議、討論議題、以及重要與會人員的發(fā)言。特別是重要人員的發(fā)言的記錄是難點(diǎn)。如果有多人發(fā)言,則要把發(fā)言人的名字寫在前,并按發(fā)言先后順序記錄,記錄時要掌握發(fā)言的質(zhì)量,重點(diǎn)要詳細(xì),重復(fù)的可略記,但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的觀點(diǎn)要記錄具體詳細(xì)。
③ 會后即時整理會議紀(jì)要。會后的兩小時快速呈現(xiàn)會議紀(jì)要,這一點(diǎn)非重要。不僅是因為會后工作督導(dǎo)跟進(jìn)要求,更重要的是會后兩小時的記憶是較佳的。
▲附示例圖:企業(yè)常用的會議紀(jì)要格式模版
會議記錄的格式:
會議記錄的格式分為會議記錄表頭、會議記錄主體、會議審閱簽名三個部分。
記錄表頭的內(nèi)容有:
① 會議主題;
② 會議時間、地點(diǎn)、與會人員、會議主持人、會議記錄人;
③ 列席人員簽到,缺席人員備注;
④ 會議記錄人簽名與審核人簽名;
會議記錄要求:
做好一份會議記錄,主要要求幾點(diǎn):
記錄快速高效:速記是做好會議記錄的基本要求,信息量大的會議可用錄音筆,會后整理。
內(nèi)容反映真實:紀(jì)實是會議記錄最重要特性, 不得添加記錄者的主張,不得斷章取義,尤其是會議決定之類的東西。
語言條理清晰:書寫清楚,記錄要有條理。
突出會議重點(diǎn):
① 會議記錄突出的重點(diǎn)包括:
② 會議領(lǐng)導(dǎo)的言論或提出的要求;
③ 會議主題展開的有關(guān)討論議題;
④ 會議爭論的焦點(diǎn);
⑤ 會議開始和結(jié)束前的總結(jié)概括;
⑥ 會議已經(jīng)決議的或議而未決的事項;
以上要求僅是一份會議紀(jì)要的基本要求,要做好一份好的會議紀(jì)要遠(yuǎn)不止這些,它還要與記錄人員的語言組織與表達(dá)能力,避免會議紀(jì)要不出現(xiàn)模糊不清的表達(dá),如比用詞表時間的“下周一”、“明天”、“2/3”等,并盡量避免口語化的表達(dá)呈現(xiàn)。唯有如此,并多配合以實際鍛煉,才能把會議紀(jì)要做得更專業(yè)、更優(yōu)秀。