工作的本質(zhì)就在于“修理損壞的事物”、“不讓事物損壞”、“讓事物更好”等解決各種問題的過程。
在麥肯錫擁有豐富工作經(jīng)驗的高杉尚孝傾力定制的解決問題方法,幫助你依循解決問題的五個步驟,制定一個有說服力的方案:
(1)發(fā)現(xiàn)問題
(2)設(shè)定具體的課題
(3)列舉并檢測此課題的各式替代方案
(4)評價各種替代方案
(5)實施解決策略
01發(fā)現(xiàn)問題
解決問題的第一個步驟是“發(fā)現(xiàn)問題”。如果沒有發(fā)現(xiàn)問題,便無法開展解決問題的過程。所謂“問題”,就是現(xiàn)狀與期待之間的落差。問題的本質(zhì)都是我們所期待的狀況與現(xiàn)狀之間存在距離。
從高杉法的觀點來看,“距離”大致上可以分為三種“不良狀態(tài)”,換句話說,問題可以分成三種。
高杉法的問題類型和解決內(nèi)容
(1)恢復原狀型問題
恢復原狀型問題的狀況是:當前不良狀態(tài)非常明顯。因此,解決之道是恢復原狀,只要恢復原來的狀態(tài),就能填平鴻溝、解決問題。簡言之,這類問題是指將已損壞的事物修理好的問題。
(2)預防隱患型問題
預防隱患型問題的狀況是:現(xiàn)在沒有大礙,但未來將產(chǎn)生不良狀態(tài)。解決之道是預防不良狀態(tài)的產(chǎn)生,也就是維持現(xiàn)狀。這類問題是指雖然當前沒有出現(xiàn)鴻溝,但如果放任不管,未來會產(chǎn)生不良后果的問題,可說是有如一顆定時炸彈。解決這類問題的重點在于,如何在爆炸前拆除引線。
(3)追求理想型問題
追求理想型問題的狀況是:當前并無大礙,即使放置不管,也不會產(chǎn)生不良狀態(tài),但是期望現(xiàn)狀能夠往更好的方向發(fā)展。解決之道就是實現(xiàn)理想。追求理想型問題,是指缺乏緊急性,容易被延后處理的問題。
然而,高杉法劃分的“恢復原狀型”、“預防隱患型”、“追求理想型”這三種問題,只不過是基本類型而已。實際上,在大多數(shù)情況下,幾種類型的問題會同時存在,并且互相關(guān)聯(lián)。因此,實際上“問題”的外表非常復雜。但是,我們要先確定核心的問題類型,之后其他的問題類型再以附加的形式置入即可。
不管是對內(nèi)還是對外做報告,重要的是解決對方的問題。能夠解決對方的問題,才是好提案。當我們在制作提案型的簡報或文案時,很重要的一點是將提案定位成對方面臨問題時的解決策略。
提案,也就是解決策略的定位,由核心問題的類型所決定。
假設(shè)對方的問題是要復原已損壞的東西,也就是恢復原狀型問題,那么你的提案內(nèi)容就是恢復原狀所應該做的根本措施。如果不良狀態(tài)不但存在,還持續(xù)不斷惡化,提案就變成了應急處理。
如果對方的問題為預防隱患型問題,也就是放置不管便會產(chǎn)生不良影響,那么你的提案就是日后避免不良狀態(tài)發(fā)生的預防策略。構(gòu)思一個預防策略是非常困難的,所以當制作這類問題的提案時,多半會一并考慮問題發(fā)生時的應對策略。
假設(shè)對方的問題為追求理想型問題,也就是目前沒有大礙,只想變得更好,這時候你的提案就是實現(xiàn)理想的策略。如果對方還不清楚自己心中的理想是什么,那么雖然你不需要建議具體行動,但提案的內(nèi)容應該是告訴對方如何選定合適的理想。
如果用追求理想型的想法來分析,大家的意識就容易集中在“該如何修復”,而不是問為什么損壞。如果不執(zhí)著于追問東西損壞是誰的責任,那么整個組織便能更積極地處理事情。
設(shè)定核心問題時,要站在對方的立場來思考,如此一來,才能設(shè)計出與對方頻率相同的文案。誠如前面所述,將焦點放在對方認為重要的問題上,提案的效果才得以彰顯。
02設(shè)定具體的課題
依照問題的類型,提案可以分為以下七種:
恢復原狀型問題→ 根本措施、應急處理、預防問題策略(三種提案)
預防隱患型問題→ 預防策略、發(fā)生時的應對策略(兩種提案)
追求理想型問題→ 選定理想、實施策略(兩種提案)
若以金字塔結(jié)構(gòu)來說明,就是先決定主要主題的問題類型,然后關(guān)鍵主題的課題范圍自然就被限定了。
高杉法:問題的類型不同,對應的課題領(lǐng)域也不同
在解決問題的過程中,經(jīng)常被提到的重要步驟是“發(fā)現(xiàn)問題”與“設(shè)定課題”。如果我們沒有發(fā)現(xiàn)問題,解決的過程根本無從開始;而若是沒設(shè)定具體的課題,就找不到解決的方向。
所謂“發(fā)現(xiàn)問題”,就是指設(shè)定問題的類型是恢復原狀、預防隱患還是追求理想。而所謂“設(shè)定課題”,則是指選定“課題范圍”。
針對“恢復原狀”,核心課題是“掌握狀況”
恢復原狀”即是將損壞的東西,恢復原來的狀態(tài)。如果解決恢復原狀型問題是主要主題,那么需要處理的課題范圍,也就是關(guān)鍵主題,便如下所示:
掌握狀況→ 是怎么損壞的?
應急處理→ 如何防止狀況惡化?
分析原因→ 為什么會壞掉?
根本措施→ 知道原因后,如何做才能復原?
預防問題→ 應該怎么做,以后才不會又損壞?
恢復原狀型問題的核心課題范圍是“掌握狀況”,之后是“分析原因”和“根本措施”,然而這些都只是一般情況。在某些情況下,必須讓其他的關(guān)鍵主題先實行,也就是思考如何先做“應急處理”,以防止狀況繼續(xù)惡化。
“預防隱患”時,核心課題是“誘因分析”和“預防策略”
“預防隱患”就是目前沒有明顯的問題,但放任不管的話,事情會變得很糟糕。如果解決預防隱患型問題是主要主題,那么需要處理的課題范圍,也就是關(guān)鍵主題,便如下所示:
假設(shè)不良狀態(tài)→ 不希望事物以何種方式損壞
誘因分析→ 何種誘因?qū)е聯(lián)p壞
預防策略→ 如何防止不良狀態(tài)發(fā)生
發(fā)生時的應對策略→ 發(fā)生時,如何將不良的程度降到更低
在思考預防隱患型問題的解決課題范圍時,經(jīng)常會將預防策略與發(fā)生時的應對策略混為一談。預防策略的目的是降低不良狀態(tài)的發(fā)生概率,而發(fā)生時的應對策略則是為了將已經(jīng)產(chǎn)生的傷害降至更低。
“追求理想”時,核心課題是“選定理想”和“實施策略”
“追求理想”,是指某事物未來不會發(fā)展成不良狀態(tài),但仍想改善現(xiàn)狀。如果解決追求理想型問題是主要主題,那么關(guān)鍵主題的涵蓋范圍,即如以下所示:
資產(chǎn)盤點→ 自己的強項和弱項是什么?
選定理想→ 根據(jù)實力決定目標
實施策略→ 決定達成目標的順序
03確定課題后,要列舉替代方案
解決問題,最終期望的就是實施解決策略,以消除現(xiàn)狀與期待之間的距離。在你決定采取哪個解決方案以前,重要的是仔細斟酌,先列出具有潛力的替代方案,這是解決問題的重要步驟之一。
“頭腦風暴”在構(gòu)思替代方案時非常有效,頭腦風暴法有以下四個基本規(guī)則:
(1)不能批評別人的想法
(2)盡量提出大量的想法
(3)歡迎自由奔放的發(fā)言
(4)發(fā)展別人的想法
其中,重要的規(guī)則是不能批評別人的想法。從頭到尾都不要進行評論,只管提出想法,重點在于清楚地區(qū)分想法的選取與評價的程序。
為了盡可能網(wǎng)羅所有選取到的替代方案,頭腦風暴是一種有效的手段。但是,在設(shè)計提案書時,我們不必羅列經(jīng)由頭腦風暴所選取到的原始意見,也不應該這么做。大概提出三個切合實際的提案即可。
04評價各替代方案
選出幾個替代方案之后,接下來的步驟是評價這些方案,也就是評估各方案的利弊得失。在評價階段,重要的是確切的評價條目和評價標準。
在列舉評價條目時,把其中的必要條目與優(yōu)先條目分開,分別評價替代方案。所謂“必要條目”是解決方案當中不可或缺的條目,如果一個提案沒有涵蓋必要條目,那么你不必考慮其他條目,就可以直接剔除。另外,雖然優(yōu)先條目并非一定要具備,不過有的話更好。列舉必要條目時,重要是確認依據(jù)必要條目所提出的解決策略,是否真的能夠解決問題。
當我們評價替代方案時,不能只評估它的好處,也要評估風險。
05實施解決策略
阻礙解決策略有效執(zhí)行的因素有很多,下面舉出幾個代表性的因素:
“執(zhí)行團隊有策略但沒有方向,沒有具體的實施計劃。”
“執(zhí)行團隊不理解這個解決策略。”
“執(zhí)行團隊原本就不具備實施能力。”
“執(zhí)行團隊沒有實行意愿。”
不管什么策略,實行不外乎五步驟
一、設(shè)定實施的終止期限:即使具有監(jiān)控和調(diào)整方向的機制,還是一定要記得設(shè)定解決策略的完成期限。
二、選定實施項目:要清楚實施解決策略時的必要條件是什么??梢赃\用頭腦風暴法。
三、學習知識或技能:了解需要學習什么樣的必要知識和技能,才能完成實施策略的工作。
四、制作實施進度表:從終止期限逆推回去,把各個實施項目的相互關(guān)系呈現(xiàn)出來,同時列出相關(guān)人員學習知識和技能的進度表。
五、修正期限以及開始行動:根據(jù)步驟四的工作結(jié)果,修正預定終止期限,然后開始行動。
與其追求完美的解決策略,倒不如把目標放在實質(zhì)的效果上。
執(zhí)行團隊并沒有參與決策過程,所以有時候會沒有實施動機。即使執(zhí)行團隊沒有參與決策過程,決策者也要清楚交代這些決策是怎么來的,以提升執(zhí)行團隊的實行意愿。